§1. Postanowienia ogólne.

1. XII Konferencja Symulacji Medycznej MedIQ, zwana dalej Konferencją odbędzie się 22-23 maja 2024 roku na Uniwersytecie Medycznym w Lublinie w Centrum Symulacji Medycznej – ul. Chodźki 4. 
2. Konferencja zostanie przeprowadzona w formule hybrydowej, tj. online za pomocą platformy “ZOOM” oraz w formie stacjonarnej. Zastrzegamy, iż studenci Uniwersytetu Medycznego w Lublinie prezentują prace w formie stacjonarnej.
3. Konferencja jest organizowana przez Studenckie Koło Naukowe Symulacji Medycznej, Centrum Symulacji Medycznej oraz Katedrę Edukacji Medycznej Uniwersytetu Medycznego w Lublinie.
4. Konferencja dzieli się na cztery części: publiczne otwarcie ceremonii, warsztaty szkoleniowe, zawody symulacyjne oraz sesje naukowe.
5. Sesje naukowe składają się z ustnej prezentacji w formule hybrydowej zrealizowanych prac naukowych oraz plakatowej formie publikowalnych plakatów na stronie http://mediq.umlub.pl/,  które zostaną ocenione przez odpowiednie Komisje.
6. Część szkoleniowa Konferencji zawiera panele dyskusyjne i warsztaty organizowane przez Studenckie Koło Symulacji Medycznej i Katedrę Edukacji Medycznej - harmonogram poszczególnych paneli oraz warsztatów dotyczących tych wydarzeń zostanie ogłoszony w odrębnym dokumencie. 
7. Sesje szkoleniowe odbędą się w formie stacjonarnej. 
8. W Konferencji mogą wziąć udział studenci wszystkich kierunków medycznych ze wszystkich lat studiów oraz studenci studiów doktoranckich.
9. Wyróżnia się następujące formy uczestnictwa w Konferencji:
   • uczestnik czynny, który ma prawo do wysłuchania wszystkich wykładów inauguracyjnych, sesji naukowych z możliwością przedstawiania wyników swojej pracy oraz wzięcia udziału w części warsztatowej, a także otrzymania pakietu startowego,
   • uczestnik bierny, który ma prawo do wysłuchania wszystkich wykładów inauguracyjnych, sesji naukowych bez możliwości przedstawiania wyników swojej pracy oraz wzięcia udziału w części warsztatowej
   • uczestnik zawodów SimChallange 2024, który ma prawo do wysłuchania wszystkich wykładów inauguracyjnych, sesji naukowych.
10. Udział w Konferencji jest płatny - opłata konferencyjna wynosi 50 PLN od uczestnika czynnego, uczestników biernych nie obowiązuje opłata konferencyjna.
11. Udział w Konferencji dla uczestników zawodów jest płatny- opłata konferencyjna wynosi 20 PLN. W przypadku kiedy Uczestnik zawodów jest jednocześnie zarejestrowany jako Uczestnik czynny, ponosi opłatę w wysokości 50 PLN.
12. Opłatę należy uiścić na nr konta 96 1140 1094 0000 4210 7800 1014  do dnia 25.04.2024 . W tytule przelewu prosimy wpisać: MedIQ2024, imię i nazwisko, uczestnik bierny/czynny/zawodów. Odbiorcą jest Uniwersytet Medyczny w Lublinie, Al. Racławickie 1 20-059 Lublin.
13. Potwierdzenie przelewu opłaty Konferencyjnej prosimy o przesłanie do organizatora na skrzynkę mailową This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. nie później niż do 6.05.2024, brak potwierdzenia przelewu będzie wiązał się z wykreśleniem uczestnika z listy uczestników. 
14. Maksymalna liczba uczestników Konferencji wynosi 200 osób.
15. Oficjalną stroną Konferencji jest https://mediq.umlub.pl/.
16. Oficjalnym językiem Konferencji jest język polski.

§2. Program naukowy Konferencji.

1. Część naukową Konferencji tworzą sesje naukowe, o których mowa w §1 ust 5  dotyczące następujących tematów: nauki medyczne, nauki o zdrowiu, nauki biomedyczne, nauki farmaceutyczne.
2. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do łączenia sesji i ewentualnych zmian nazw sesji w zależności od liczby nadesłanych prac.
3. Do sesji ustnej prezentowanej przed Komisją Naukową zostaną zakwalifikowane następujące typy prac naukowych: prace oryginalne, opisy przypadku oraz prace poglądowe.
4. Do każdej z sesji ustnej zostanie zakwalifikowanych maksymalnie 12 prac naukowych, które zostaną wybrane przez Komitet Naukowy ze wszystkich nadesłanych do danej sesji prac.
5. O zakwalifikowaniu pracy Uczestnicy zostaną poinformowani drogą mailową lub poprzez media społecznościowe, informacje znajdą się na stronie wydarzenia.
6. W sesji plakatowej mogą brać udział następujące typy prac naukowych: prace oryginalne, opisy przypadku oraz prace poglądowe, które zostaną wybrane przez odpowiednie Komisje Naukowe.
7. W przypadku licznych zgłoszeń do sesji plakatowej, zostanie ona podzielona na maksymalnie 3 kategorie.
8. Uczestnicy, przesyłając pracę, w formularzu mają obowiązek określić jej typ i przynależność do sesji.
9. Każdy typ pracy będzie oceniony za pomocą specjalnie przygotowanej karty oceny.
10. Szczegółowy program Konferencji zostanie opublikowany na stronie internetowej Konferencji.

§3. Warunki rejestracji i akceptowania streszczeń prac naukowych.

1. Rejestracja możliwa jest poprzez formularz rejestracyjny na stronie internetowej https://mediq.umlub.pl/ od 2.03.2024.
2. Termin rejestracji upływa w dniu 18.04.2024r.
3. Ostateczny termin nadsyłania streszczeń mija 25.04.2024r. w przypadku wydłużenia terminu organizatorzy konferencji będą informowali o tym fakcie uczestników przez wiadomości e-mail, a także na oficjalnej stronie konferencji.
4. Streszczenia należy nadsyłać w języku polskim za pośrednictwem elektronicznego systemu rejestracji dostępnego na stronie internetowej Konferencji.
5. Każde streszczenie powinno zawierać:
   1. Tytuł w języku polskim i angielskim
   2. Listę autorów.
   3. Opiekuna pracy
   4. Miejsce pracy i/lub prowadzenia badań autorów oraz opiekuna pracy (afiliacja)
   5. Autora do korespondencji – pierwszy autor pracy jest jednocześnie autorem korespondencyjnym i osobą prezentującą pracę podczas Konferencji.
   6. Tytuł sesji, w której ma być prezentowana praca.
6. Streszczenie pracy oryginalnej powinno zawierać:
   1. Wprowadzenie
   2. Cel
   3. Materiał i metody
   4. Wyniki
   5. Wnioski
   6. Zaangażowanie w badanie
   7. Słowa kluczowe – maksymalnie 6
7. Streszczenie opisu przypadku powinno zawierać:
   1. Wprowadzenie
   2. Opis przypadku
   3. Wnioski
   4. Słowa kluczowe – maksymalnie 6
8. Streszczenie pracy poglądowej jest nieustrukturyzowane i na końcu powinno zawierać słowa kluczowe – maksymalnie 6.
9. Maksymalna liczba znaków ze spacjami streszczenia wynosi 2500 znaków. Do liczby znaków streszczenia nie wlicza się tytułu, autorów, opiekuna/opiekunów, afiliacji.
10. Streszczenie pracy zgłasza w systemie elektronicznym Konferencji autor korespondencyjny. Autor korespondencyjny oraz opiekun pracy są jedynymi osobami, z którymi w sprawach naukowych kontaktuje się organizator Konferencji.
11. Jeden autor korespondencyjny może zgłosić maksymalnie 3 prace.
12. Autorami pracy mogą być tylko studenci lub studenci studiów doktoranckich.
13. Maksymalnie można podać dwóch opiekunów pracy.
14. Tylko streszczenia spełniające warunki zawarte w ust. 1-10 zostaną zaakceptowane do prezentacji podczas Konferencji MedIQ 2024.
15. Organizatorzy zastrzegają sobie możliwość przeniesienia zaakceptowanych prac do innej sesji.
16. Autor pracy naukowej zostanie poinformowany o przyjęciu lub odrzuceniu, przydzielonej sesji oraz formy prezentacji do dnia 8.05.2024r.
17. Decyzja o przyjęciu lub odrzuceniu pracy jest ostateczna.

§4. Zasady i formy prezentacji prac naukowych.

1. Jedyną akceptowalną formą prezentacji pracy naukowej jest prezentacja ustna w języku polskim, a także za pomocą plakatu, który zostanie opublikowany na stronie internetowej Konferencji.
2. Wybrani autorzy są zobligowani do przygotowania prezentacji multimedialnej lub plakatu w języku polskim w zależności od wybranej sesji.
3. Prezentację należy przygotować w odpowiednim programie komputerowym oraz wygłosić podczas odpowiednio przydzielonej sesji stacjonarnie lub na platformie ZOOM. Wszystkie animacje i pliki dźwiękowe w prezentacjach dołączane są przez autorów na własną odpowiedzialność. Preferowanym sposobem jest “udostępnienie” swojego ekranu podczas wystąpienia, który będzie widoczny dla komisji oraz widowni. Na życzenie uczestnika, prezentacja zostanie udostępniona przez administratora (hosta) danej sesji.
4. Prezentację należy przesłać w nieprzekraczalnym terminie 17.05.2024r. na adres e-mail odpowiedniego koordynatora sesji (podanego na stronie Konferencji) z podaniem nazwiska osoby przedstawiającej pracę, tytuł pracy i sesję - możliwe pliki: pdf, ppt, pptx.
5. Praca jest prezentowana przez pierwszego autora, który jest jednocześnie autorem korespondencyjnym. W uzasadnionych przypadkach praca może być prezentowana przez innego autora, po wcześniejszym (minimum 24 godziny przez rozpoczęciem sesji) poinformowaniu o tym fakcie koordynatora sesji. Osoba prezentująca jest zobowiązana do wzięcia udziału w dyskusji w języku polskim po zakończeniu prezentacji. Współautorzy pracy również mogą wziąć udział w dyskusji.
6. Prezentacje będą odbywały się zgodnie z harmonogramem ustalonym przez Komitet Organizacyjny Konferencji.
7. W przypadku nieobecności autora prezentującego pracę w wyznaczonym czasie sesji prezentacja zostanie przeniesiona na koniec sesji naukowej.
8. Komitet Organizacyjny zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w harmonogramie sesji naukowych.
9. Czas trwania prezentacji pracy oryginalnej wynosi 8 minut. Na prezentację przypadku klinicznego oraz pracy poglądowej przeznacza się 6 minut. Na dyskusję po zakończeniu prezentacji przeznacza się 2 minuty (dotyczy każdego typu pracy).
10. W przypadku przekroczenia ustalonego limitu czasowego na prezentację pracy, koordynator sesji ma prawo zatrzymać prezentację lub zakończyć dyskusję.
11. Osoba prezentująca pracę otrzyma Certyfikat (1 praca - 1 certyfikat).
12. W przypadku sesji plakatowej uczestnik ma obowiązek przygotować plakat w formie cyfrowej.
13. Plakat należy przesłać w nieprzekraczalnym terminie 10.05.2024r. na adres e-mail odpowiedniego koordynatora sesji (podanego na stronie Konferencji) z podaniem nazwiska osoby przedstawiającej pracę, tytuł pracy i sesję.
14. Wszystkie plakaty zostaną umieszczone na stronie internetowej Konferencji.
15. W sesji plakatowej nie przewiduje się dyskusji.
16. Wszystkie dane na temat formatu i rozszerzenia pliku plakatu zostaną opublikowane do dnia 15.04.2024r. zarówno na stronie Konferencji jak i jej oficjalnym fanpage’u w serwisie Facebook.

§5. Zasady oceny prac naukowych.

1. Prezentowane prace będą oceniane przez Komisję Naukową, powołaną przez Przewodniczącego Komitetu Organizacyjnego KonferencjiPrezentowane prace będą oceniane przez Komisję Naukową, powołaną przez Przewodniczącego Komitetu Organizacyjnego Konferencji
2. Ocena Komisji Naukowej sesji jest ostateczna.
3. Każda praca w poszczególnych sesjach naukowych będzie oceniana przez Komisje złożone z osób z Komitetu Naukowego Konferencji według jednolitej karty oceny, której kryteria zostaną opublikowane najpóźniej na tydzień przed konferencją.
4. Na podstawie prac Komisji Naukowej każdej sesji zostaną wybrane 3 najlepsze prace, które uzyskały największą liczbę punktów.
5. Zwycięzcy każdej z sesji otrzymają certyfikat o zajęciu miejsca oraz nagrodę, a także zostaną ogłoszeni podczas oficjalnej ceremonii zakończenia Konferencji MedIQ 2024.
6. Certyfikaty uczestnictwa zostaną wystawione w formie papierowej w przypadku osobistego prezentowania pracy lub elektronicznej, w przypadku przedstawiania za pomocą platformy “ZOOM”, oraz wysłane drogą mailową w przeciągu 2 tygodni od dnia zakończenia Konferencji. Warunkiem uzyskania certyfikatu jest dostarczenie Umowy Licencyjnej, o której mowa w §9.
7. Nagrody dla zwycięzców będą do odebrania w sekretariacie Centrum Symulacji Medycznej po uprzednim umówieniu się drogą telefoniczną. Przewiduje się wysyłkę nagród na koszt Organizatora Konferencji w terminie do  1.07.2024 r. po uprzednim wysłaniu zgłoszenia takiej potrzeby na adres mailowy:  This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. do 26.05.2024 r.

§6. Wydarzenia towarzyszące.

1. Podczas Konferencji odbędą się Zawody Symulacji Medycznej.
2. Zawody zostaną zorganizowane dla:
   1. zawodników drużyn interprofesjonalnych,
   2. studentów kierunku ratownictwo medyczne,
   3. studentów kierunku lekarsko-dentystycznego i higieny stomatologicznej,
   4. studentów kierunku położnictwo,
   5. studentów kierunku dietetyka - zawody ogólnopolskie,
   6. studentów kierunku farmacja - zawody ogólnopolskie,
   7. studentów kierunku pielęgniarstwo, 
   8. studentów I roku kierunku lekarskiego,
   9. uczniów szkół ponadpodstawowych.
3. Warunkiem udziału w Zawodach jest dokonanie zgłoszenia, poprzez wypełnienie formularza, stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu i przesłanie go w formie elektronicznej do dnia 27.04.2024 r. na adres: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. w tytule podając wybraną kategorię.
4. Dla trzech najlepszych drużyn z każdej kategorii przewidziano nagrody, które będą do odebrania w sekretariacie Centrum Symulacji Medycznej Uniwersytetu Medycznego w Lublinie po uprzednim umówieniu się drogą telefoniczną.

§7. Prawa autorskie

1. Uczestnik Konferencji w momencie rejestracji oświadcza, że jest twórcą nadesłanej przez siebie pracy i przysługują mu niczym nieograniczone prawa osobiste i majątkowe do pracy oraz, że praca nie jest obciążona prawami osób trzecich, ani nie narusza praw autorskich osób trzecich.
2. W przypadku pracy współautorskiej, Uczestnik Konferencji w momencie rejestracji oświadcza, że jest współtwórcą nadesłanej przez siebie pracy, posiada wszystkie niezbędne zgody ze strony współautorów, w których imieniu zaświadcza o posiadaniu niczym nieograniczonych praw osobistych i majątkowych do pracy oraz że praca  nie jest obciążona prawami osób trzecich ani nie narusza praw autorskich osób trzecich.

§8. Przetwarzanie danych osobowych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych - RODO), w związku z realizacją Konferencji Komitet Organizacyjny informuje:

1. Administratorem Danych Osobowych zgromadzonych w celu organizacji Konferencji jest Uniwersytet Medyczny w Lublinie z siedzibą przy Al. Racławickich 1, 20-059 Lublin.
2. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale  niezbędne do realizacji celu przetwarzania, tj. rekrutacji i udziału w Konferencji.
3. Uniwersytet Medyczny w Lublinie jako administrator danych osobowych informuje, że zgromadzone dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji oraz przeprowadzenia Konferencji i zawodów, a także celach statystycznych i archiwalnych, jak również ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń, w związku z realizacją prawnie uzasadnionego interesu Administratora Danych. Podstawą przetwarzania danych osoby zgłaszającej udział w Konferencji (wypełniającej i przesyłającej formularz rejestracyjny) jest jej zgoda, tj. art. 6 ust 1 lit a RODO. Zgodę można cofnąć w każdym czasie, zaś jej wycofanie nie ma wpływu na legalność przetwarzania przed jej wycofaniem. Realizacja Konferencji odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO tj. faktu, że jest to niezbędne do wykonania umowy, której uczestnik jest stroną oraz działań przed jej zawarciem a także art. 6 ust. 1 lit c) RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze oraz art. 6 ust. 1 lit. f) RODO - przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora. 
4. Dane nie będą przedmiotem sprzedaży i udostępniania podmiotom zewnętrznym, za wyjątkiem przypadków przewidzianych przepisami prawa oraz podmiotom, z którymi Administrator zawarł stosowne umowy, np. w związku z korzystaniem z usług zewnętrznych, m.in. w zakresie IT, nie będą również przekazywane do państw trzecich i organizacji międzynarodowych. Będą one przetwarzane w okresie realizacji Konferencji, a także archiwizacji dokumentacji po zakończeniu Konferencji, zgodnie z przepisami prawa i procedurami Uniwersytetu, zaś w przypadku ewentualnych roszczeń w okresach wynikających z przepisów prawa powszechnego. Osoba, której dane dotyczą ma prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, a także - w przypadkach przewidzianych przepisami prawa - ograniczenia przetwarzania danych, przenoszenia danych, ma prawo również złożyć skargę do organu nadzorczego. Dane nie będą wykorzystywane w żadnym innym celu, nie będą w oparciu o nie podejmowane jakiekolwiek decyzje w sposób zautomatyzowany, nie będą one podlegały profilowaniu.
5. Administrator danych osobowych powołał osobę nadzorującą prawidłowość przetwarzania danych osobowych, z którą można skontaktować się pod adresem: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. lub pisemnie na adres Administratora.
6. Część Konferencji będzie prowadzona w formie zdalnej telekonferencji (online), zatem musi Pani/Pan wiedzieć, że będziemy przetwarzać Pani/Pana wizerunek podczas Konferencji transmisji online za pośrednictwem platformy Zoom. Konkurs będzie rejestrowany oraz transmitowany na zewnątrz, a tym samym utrwalony i rozpowszechniany celem kontroli realizacji oraz umieszony na stronach www oraz mediach społecznościowych uczelni (Facebook, Instagram itp.). 
7. W czasie przebiegu konkursu organizator może wykonywać Print Screen wizerunku stanowiącego jedynie szczegół całości, a nie główny motyw zdjęcia (bez zbliżeń na twarz, tj. w ten sposób, aby pokazać fakt odbycia Konferencji, a nie wizerunek poszczególnych osób w nim uczestniczących).
8. Autorzy prac mogą wyrazić dobrowolną zgodę w formularzu rejestracyjnym na publikację następujących danych: imion i nazwisk autorów oraz opiekunów, kierunku i roku studiów, nazwy uczelni, tytułu oraz afiliacji pracy naukowej. Wraz z wyrażeniem zgody dane te mogą zostać umieszczone w książce streszczeń, na Platformie Zoom podczas trwania Konferencji, na kartach ocen dla Komisji Naukowej oraz w programie i na oficjalnych mediach Konferencji: Facebooku, Instagramie i stronie internetowej.

§9. Umowy licencyjne

1. Uczestnicy zobowiązani są do zawarcia nieodpłatnej, niewyłącznej umowy licencyjnej (Załącznik Nr 1d do Zarządzenia Nr 62/2019 Rektora Uniwersytetu Medycznego w Lublinie z dnia 12.06.2019r.) z Uniwersytetem Medycznym w Lublinie w celu opublikowania streszczeń. 
2. Abstrakty zostaną opublikowane w książce abstraktów, która będzie dystrybuowana w formie elektronicznej na ogólnie dostępnych platformach informatycznych wybranych przez Uniwersytet Medyczny w Lublinie, w tym w szczególności w Repozytorium Uniwersytetu Medycznego w Lublinie oraz Repozytorium Polskiej Platformy Medycznej.
3. W przypadku niepodpisania umowy licencyjnej, abstrakt nadesłany przez uczestnika Konferencji nie zostanie umieszczony w Książce Streszczeń. 
4. Wzór umowy licencyjnej, który uczestnik Konferencji zobowiązany jest podpisać, zostanie wysłany drogą elektroniczną tuż po zaakceptowaniu przez Komitet Naukowy otrzymanego abstraktu. 
5. Umowy licencyjne powinny być podpisane przez WSZYSTKICH autorów danej pracy oraz powinny zostać przesłane pocztą lub dostarczone osobiście w sekretariacie Centrum Symulacji Medycznej ul. Chodźki 4 w DWÓCH oryginalnych egzemplarzach do dnia 12 maja 2024 r. W przypadku przesyłania umów licencyjnych pocztą, należy je przesłać pod adres wskazany przez Organizatora (Centrum Symulacji Medycznej – ul. Chodźki 4,  20-093 Lublin) z dopiskiem- “MedIQ2024 umowy licencyjne”. Koszt wysłania umów licencyjnych ponosi Uczestnik konferencji.

§10. Postanowienia końcowe.

1. Komitet Organizacyjny rozstrzyga spory, które nie są regulowane niniejszym Regulaminem.
2. Udział w XII Konferencji MedIQ stanowi akceptację niniejszego Regulaminu przez uczestnika w tym akceptacje zasad przetwarzania danych osobowych. 
3. Uczestnik Konferencji rejestrując się, wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby zadań Komitetu Organizacyjnego, przygotowanie książki abstraktów, publikacji abstraktu i wyników konkursu na stronie internetowej Konferencji.
4. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy osobiste uczestników, które mogą zostać utracone, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
5. Uczestnicy przyjmują odpowiedzialność za zniszczenia dokonane podczas Konferencji.
6. Uczestnik ma obowiązek stosowania się do obecnie panujących zasad sanitarno-epidemiologicznych podczas trwania konferencji.
7. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego opublikowania na oficjalnej stronie internetowej Konferencji.