Regulamin

§1. Postanowienia ogólne.

  1. XI Konferencja Symulacji Medycznej i Edukacji – MedIQ 2023, zwana dalej Konferencją MedIQ odbędzie się 24-27 maja 2023 roku na Uniwersytecie Medycznym w Lublinie - Centrum Symulacji Medycznej – ul. Chodźki 4.
  2. Ceremonia otwarcia konferencji oraz sesje naukowe zostanie przeprowadzona w formule hybrydowej, tj. online za pomocą platformy “ZOOM” oraz w formie stacjonarnej.
  3. Konferencja jest organizowana przez Studenckie Koło Naukowe Symulacji Medycznej, Centrum Symulacji Medycznej oraz Katedrę i Zakład Dydaktyki i Symulacji Medycznej Uniwersytetu Medycznego w Lublinie.
  4. Konferencja dzieli się na cztery części: publiczne otwarcie ceremonii, warsztaty szkoleniowe, zawody symulacyjne oraz sesje naukowe.
  5. Sesje naukowe składają się z ustnej prezentacji w formule hybrydowej oraz plakatowej prezentacji w formie online zrealizowanych badań.
  6. Część szkoleniowa Konferencji zawiera panele dyskusyjne i warsztaty organizowane przez Studenckie Koło Symulacji Medycznej i Katedrę i Zakład Dydaktyki i Symulacji Medycznej - harmonogram poszczególnych paneli oraz warsztatów dotyczących tych wydarzeń zostanie ogłoszony w odrębnym dokumencie.
  7. Sesje szkoleniowe odbędą się w formie stacjonarnej.
  8. W Konferencji mogą wziąć udział studenci wszystkich kierunków medycznych ze wszystkich lat studiów oraz doktoranci. 
  9. Wyróżnia się następujące formy uczestnictwa w Konferencji:
    1. uczestnik czynny, który ma prawo do wysłuchania wszystkich wykładów inauguracyjnych, sesji naukowych z możliwością przedstawiania wyników swojej pracy oraz wzięcia udziału w części warsztatowej, a także otrzymania pakietu startowego,
    2. uczestnik bierny, który ma prawo do wysłuchania wszystkich wykładów inauguracyjnych, sesji naukowych bez możliwości przedstawiania wyników swojej pracy, ma prawo do wzięcia udziału w części warsztatowej,* 
      *nie dotyczy doktorantów 
    3. uczestnik zawodów SimChallange 2023.
  10. Udział w Konferencji jest bezpłatny.
  11. Maksymalna liczba uczestników Konferencji wynosi 200 osób.
  12. Oficjalną stroną Konferencji jest http://mediq.umlub.pl/.
  13. Oficjalnym językiem Konferencji jest język polski.

§2. Program naukowy Konferencji.

  1. Część naukowa Konferencji składa się z następujących kategorii naukowych:
    1. nauki medyczne - sesja prac oryginalnych, sesja prac poglądowych, opisy przypadków 
    2. nauki farmaceutyczne - sesja prac oryginalnych, sesja prac poglądowych, opisy przypadków
    3. nauki o zdrowiu - sesja prac oryginalnych, sesja prac poglądowych, opisy przypadków
    4. doktoranci - sesja prac oryginalnych, sesja prac poglądowych, opisy przypadków
    5. plakatowe 
  2. Do części naukowej Konferencji zostaną zaakceptowane następujące typy prac naukowych: prace oryginalne, opisy przypadku oraz prace poglądowe. 
  3. Do każdej z sesji wymienionej ust. 1. zostanie zakwalifikowanych maksymalnie 12 prac naukowych, które zostaną wybrane przez Komitet Naukowy ze wszystkich nadesłanych do danej sesji prac.
  4. W sesji plakatowej mogą brać udział następujące typy prac naukowych: prace oryginalne, opisy przypadku oraz prace poglądowe, które zostaną wybrane przez Komitet Naukowy ze wszystkich nadesłanych do danej sesji opracowań. 
  5. W przypadku licznych zgłoszeń do sesji plakatowej, zostanie ona podzielona na maksymalnie 3 kategorie.
  6. Uczestnicy przesyłając pracę w formularzu mają obowiązek określić jej typ. Prace mogą zostać przydzielone przez Komitet Naukowy do innej kategorii w zależności od tematyki zgłoszonych prac.
  7. Każdy typ pracy będzie oceniony za pomocą specjalnie przygotowanej karty oceny.
  8. Szczegółowy program Konferencji zostanie opublikowany na stronie internetowej Konferencji.
  9. Komitet naukowy zastrzega sobie prawo do zwiększenia lub zmniejszenia ilość sesji oraz liczebności prac w poszczególnych sesjach naukowych w zależności od liczby nadesłanych i zakwalifikowanych prac. 

§3. Warunki rejestracji i akceptowania streszczeń prac naukowych.

  1. Rejestracja możliwa jest poprzez formularz rejestracyjny na stronie internetowej http://mediq.umlub.pl/ od 21.03.2023r.
  2. Termin rejestracji upływa w dniu 18.04.2023r.
  3. Termin nadsyłania streszczeń: 19.04.2023-25.04.2023r.
  4. Streszczenia należy nadsyłać w języku polskim za pośrednictwem elektronicznego systemu rejestracji dostępnego na stronie internetowej Konferencji.
  5. Każde streszczenie powinno zawierać:
    1. Tytuł w języku polskim i angielskim
    2. Listę autorów.
    3. Opiekuna pracy
    4. Afiliacja (w przypadku studentów - nazwa koła naukowego każdego z autorów, a w przypadku opiekuna pracy – miejsce pracy)
    5. Autora do korespondencji – pierwszy autor pracy jest jednocześnie autorem korespondencyjnym i osobą prezentującą pracę podczas Konferencji.
    6. Tytuł sesji, w której ma być prezentowana praca.
  6. Streszczenie pracy oryginalnej powinno zawierać:
    1. Wprowadzenie
    2. Cel
    3. Materiał i metody
    4. Wyniki
    5. Wnioski
    6. Zaangażowanie w badanie
    7. Słowa kluczowe – maksymalnie 6
  7. Streszczenie opisu przypadku powinno zawierać:
    1. Wprowadzenie
    2. Opis przypadku
    3. Wnioski
    4. Słowa kluczowe – maksymalnie 6
  8. Streszczenie pracy poglądowej jest nieustrukturyzowane i na końcu powinno zawierać słowa kluczowe – maksymalnie 6.
  9. Maksymalna liczba znaków ze spacjami streszczenia wynosi 2500 znaków. Do liczby znaków streszczenia nie wlicza się tytułu, autorów, opiekuna/opiekunów, afiliacji.
  10. Streszczenie pracy zgłasza w systemie elektronicznym Konferencji autor korespondencyjny. Autor korespondencyjny oraz opiekun pracy są jedynymi osobami, z którymi w sprawach naukowych kontaktuje się organizator Konferencji.
  11. Jeden autor korespondencyjny może zgłosić maksymalnie 3 prace.
  12. Autorami pracy mogą być tylko studenci.
  13. Maksymalnie można podać dwóch opiekunów pracy.
  14. Tylko streszczenia spełniające warunki zawarte w ust .1-10 zostaną zaakceptowane do prezentacji podczas Konferencji MedIQ 2023.
  15. Organizatorzy zastrzegają sobie możliwość przeniesienia zaakceptowanych prac do innej sesji.
  16. Autor pracy naukowej zostanie poinformowany o przyjęciu lub odrzuceniu, przydzielonej sesji oraz formy prezentacji do dnia 09.05.2023r.
  17. Decyzja o przyjęciu lub odrzuceniu pracy jest ostateczna.
  18. Organizator w wyjątkowych sytuacjach zastrzega sobie prawo do zmniejszenia lub zmniejszenia liczby sesji oraz prac w poszczególnej sesji naukowej.

§4. Zasady i formy prezentacji prac naukowych.

  1. Jedyną akceptowalną formą prezentacji pracy naukowej jest prezentacja ustna w języku polskim, a także za pomocą plakatu, który zostanie opublikowany na stronie internetowej Konferencji.
  2. Wybrani autorzy są zobligowani do przygotowania prezentacji multimedialnej lub plakatu w języku polskim w zależności od wybranej sesji.
  3. Prezentację należy przygotować w odpowiednim programie komputerowym oraz wygłosić osobiście podczas odpowiednio przydzielonej sesji lub na platformie ZOOM. Wszystkie animacje i pliki dźwiękowe w prezentacjach dołączane są przez autorów na własną odpowiedzialność. Preferowanym sposobem jest “udostępnienie” swojego ekranu podczas wystąpienia, który będzie widoczny dla komisji oraz widowni. Na życzenie uczestnika, prezentacja zostanie udostępniona przez administratora (hosta) danej sesji (w przypadku wystąpienia online). W przypadku osobiście wygłaszanej pracy, przesłane w terminie (ustalonym w pkt. 4), prezentacje będą odtwarzane z komputera, który udostępnia Organizator. 
  4. Prezentację należy przesłać w nieprzekraczalnym terminie 22.05.2023r. na adres e-mail odpowiedniego koordynatora sesji (podanego na stronie Konferencji) z podaniem nazwiska osoby przedstawiającej pracę, tytuł pracy i sesję - możliwe pliki: pdf, ppt, pptx.
  5. Praca jest prezentowana przez pierwszego autora, który jest jednocześnie autorem korespondencyjnym. W uzasadnionych przypadkach praca może być prezentowana przez innego autora, po wcześniejszym (minimum 24 godziny przez rozpoczęciem sesji) poinformowaniu o tym fakcie koordynatora sesji. Osoba prezentująca jest zobowiązana do wzięcia udziału w dyskusji w języku polskim po zakończeniu prezentacji. Współautorzy pracy również mogą wziąć udział w dyskusji.
  6. Prezentacje będą odbywały się zgodnie z harmonogramem ustalonym przez Komitet Organizacyjny Konferencji.
  7. W przypadku nieobecności autora prezentującego pracę w wyznaczonym czasie sesji prezentacja zostanie przeniesiona na koniec sesji naukowej.
  8. Komitet Organizacyjny zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w harmonogramie sesji naukowych.
  9. Czas trwania prezentacji pracy oryginalnej wynosi 8 minut. Na prezentację przypadku klinicznego oraz pracy poglądowej przeznacza się 6 minut. Na dyskusję po zakończeniu prezentacji przeznacza się 2 minuty (dotyczy każdego typu pracy).
  10. W przypadku przekroczenia ustalonego limitu czasowego na prezentację pracy, koordynator sesji ma prawo zatrzymać prezentację lub zakończyć dyskusję.
  11. Osoba prezentująca pracę otrzyma Certyfikat (1 praca - 1 certyfikat).
  12. W przypadku sesji plakatowej uczestnik ma obowiązek przygotować plakat w formie cyfrowej.
  13. Plakat należy przesłać w nieprzekraczalnym terminie 22.05.2023r. na adres e-mail odpowiedniego koordynatora sesji (podanego na stronie Konferencji) z podaniem nazwiska osoby przedstawiającej pracę, tytuł pracy i sesję.
  14. Wszystkie plakaty zostaną umieszczone na stronie internetowej Konferencji.
  15. W sesji plakatowej nie przewiduje się dyskusji.
  16. Wszystkie dane na temat formatu i rozszerzenia pliku plakatu zostaną opublikowane do dnia 03.04.2023r. zarówno na stronie Konferencji jak i jej oficjalnym fanpage’u w serwisie Facebook.

§5. Zasady oceny prac naukowych.

  1. Prezentowane prace będą oceniane przez Komisję Naukową, powołaną przez Przewodniczącego Komitetu Organizacyjnego Konferencji.
  2. Ocena Komisji Naukowej sesji jest ostateczna.
  3. Każda praca w poszczególnych sesjach naukowych będzie oceniana przez Komisje złożone z osób z Komitetu Naukowego Konferencji według jednolitej karty oceny, której kryteria zostaną opublikowane najpóźniej na tydzień przed konferencją.
  4. Na podstawie prac Komisji Naukowej każdej sesji zostaną wybrane 3 najlepsze prace, które uzyskały największą liczbę punktów.
  5. Zwycięzcy każdej z sesji otrzymają certyfikat o zajęciu miejsca oraz nagrodę rzeczową, a także zostaną ogłoszeni podczas oficjalnej ceremonii zakończenia Konferencji MedIQ 2023.
  6. Certyfikaty uczestnictwa zostaną wystawione w wersji elektronicznej i wysłane drogą mailową w przeciągu 2 tygodni od dnia zakończenia Konferencji. Warunkiem uzyskania certyfikatu jest dostarczenie Umowy Licencyjnej, o której mowa w §9.
  7. Nagrody dla zwycięzców będą wręczane podczas ceremonii zakończenia konferencji. W wyjątkowych sytuacjach, będę do odebrania w sekretariacie Centrum Symulacji Medycznej po uprzednim umówieniu się drogą telefoniczną. Przewiduje się wysyłkę nagród na koszt adresata w terminie do 9.06.2023 r. po uprzednim wysłaniu zgłoszenia takiej potrzeby na adres mailowy: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. do 23.05.2023 r. 

§6. Wydarzenia towarzyszące.

  1. Podczas Konferencji odbędą się Zawody SimChallenge.
  2. Zawody zostaną zorganizowane dla:
    1. studentów drużyn interprofesjonalnych,
    2. studentów kierunku ratownictwo,
    3. studentów kierunku lekarsko-dentystycznego oraz higiena stomatologiczna,
    4. studentów kierunku położnictwo,
    5. studentów kierunku dietetyka,
    6. studentów pielęgniarstwa
    7. studentów farmacji
    8. studentów I roku kierunku lekarskiego,
    9. uczniów szkół ponadpodstawowych.
  3. Warunkiem udziału w Zawodach jest dokonanie zgłoszenia, poprzez wypełnienie formularza, stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu i przesłanie go w formie elektronicznej do dnia 18 kwietnia 2023 r. na adres: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. w tytule podając wybraną kategorię.
  4. Dla trzech najlepszych drużyn z każdej kategorii przewidziano nagrody, które będą  wręczone podczas ceremonii zakończenia konferencji. W wyjątkowych sytuacjach, będą do odebrania w sekretariacie Centrum Symulacji Medycznej Uniwersytetu Medycznego w Lublinie po uprzednim umówieniu się drogą telefoniczną.

§7. Prawa autorskie

  1. Uczestnik Konferencji z chwilą zgłoszenia się do udziału w Konferencji:
    1. oświadcza, że jest twórcą nadesłanej przez siebie pracy i przysługują mu niczym nieograniczone prawa osobiste i majątkowe do pracy oraz, że praca nie jest obciążone prawami osób trzecich, ani nie narusza praw autorskich osób trzecich,
    2. jest uprawniony do udzielania licencji i zezwoleń, o których mowa w Regulaminie.
  2. W przypadku pracy współautorskiej, Uczestnik Konferencji w momencie rejestracji oświadcza, że jest współtwórcą nadesłanej przez siebie pracy, posiada wszystkie niezbędne zgody ze strony współautorów, w których imieniu zaświadcza o posiadaniu niczym nieograniczonych praw osobistych i majątkowych do pracy oraz, że praca nie jest obciążone prawami osób trzecich, ani nie narusza praw autorskich osób trzecich.
  3. Uczestnik Konferencji udziela Organizatorowi licencji nieodpłatnej niewyłącznej do streszczenia i prezentacji zgłoszonych w ramach Konferencji bez ograniczeń czasowych, ilościowych oraz terytorialnych na wszystkich znanych w dniu zgłoszenia do Konferencji polach eksploatacji, w szczególności w zakresie:
    1. utrwalania i zwielokrotniania utworu – wytwarzanie określoną techniką egzemplarzy utworu, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową,
    2. obrotu oryginałem albo egzemplarzami, na których utwór utrwalono,
    3. obrotu oryginałem albo egzemplarzami, na których utwór utrwalono-wprowadzanie do obrotu, użyczenie lub najem oryginału albo egzemplarzy, rozpowszechniania utworu – publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnianie utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym.

§8. Umowy licencyjne

  1. Uczestnicy zobowiązani są do zawarcia nieodpłatnej, niewyłącznej umowy licencyjnej CC-BY-NC-SA (Załącznik Nr 1d do Zarządzenia Nr 62/2019 Rektora Uniwersytetu Medycznego w Lublinie z dnia 12.06.2019r.) z Uniwersytetem Medycznym w Lublinie w celu opublikowania streszczeń.
  2. Abstrakty zostaną opublikowane w książce abstraktów, która będzie dystrybuowana w formie elektronicznej na ogólnie dostępnych platformach informatycznych wybranych przez Uniwersytet Medyczny w Lublinie, w tym w szczególności w Repozytorium Polskiej Platformy Medycznej Uniwersytetu Medycznego w Lublinie oraz Repozytorium Polskiej Platformy Medycznej.
  3. W przypadku niepodpisania umowy licencyjnej, abstrakt nadesłany przez uczestnika Konferencji nie zostanie umieszczony w Książce Streszczeń.
  4. Wzór umowy licencyjnej, który uczestnik Konferencji zobowiązany jest podpisać, zostanie wysłany drogą elektroniczną tuż po zaakceptowaniu przez Komitet Naukowy otrzymanego abstraktu.
  5. Umowy licencyjne powinny być podpisane przez WSZYSTKICH autorów danej pracy oraz powinny zostać przesłane pocztą lub dostarczone osobiście w sekretariacie Centrum Symulacji Medycznej ul. Chodźki 4 w DWÓCH oryginalnych egzemplarzach do dnia 20 maja 2023 r. W przypadku przesyłania umów licencyjnych pocztą, należy je przesłać pod adres wskazany przez Organizatora (Centrum Symulacji Medycznej – ul. Chodźki 4, 20-093 Lublin) z dopiskiem- “MedIQ2023 umowy licencyjne”. Koszt wysłania umów licencyjnych ponosi Uczestnik konferencji.

§9. Przetwarzanie danych osobowych

Na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych - RODO), w związku z realizacją Konferencji Komitet Organizacyjny informuje:

  1. Administratorem Danych Osobowych zgromadzonych w związku z organizacją konferencji jest Uniwersytet Medyczny w Lublinie z siedzibą przy Al. Racławickich 1, 20-059 Lublin.
  2. Podanie danych osobowych ma charakter dobrowolny, ale jest niezbędne do realizacji celu przetwarzania, tj. rekrutacji i udziału w konferencji.
  3. Uniwersytet Medyczny w Lublinie jako administrator danych osobowych informuje, że zgromadzone dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji oraz przeprowadzenia konferencji i zawodów, a także celach statystycznych i archiwalnych, jak również ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń, w związku z realizacją prawnie uzasadnionego interesu Administratora Danych. Podstawą przetwarzania danych osoby zgłaszającej udział w Konferencji (wypełniającej i przesyłającej formularz rejestracyjny) jest jej zgoda, tj. art. 6 ust 1 lit a RODO. Zgodę można cofnąć w każdym czasie, zaś jej wycofanie nie ma wpływu na legalność przetwarzania przed jej wycofaniem. Realizacja Konferencji odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO tj. faktu, że jest to niezbędne do wykonania umowy, której uczestnik jest stroną oraz działań przed jej zawarciem a także art. 6 ust. 1 lit c) RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze oraz art 6 ust. 1 lit. e) w powiązaniu z art. 3. Ustawy z 20 lipca 2018 roku Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce.
  4. Dane nie będą przedmiotem sprzedaży i udostępniania podmiotom zewnętrznym, za wyjątkiem przypadków przewidzianych przepisami prawa oraz podmiotom, z którymi Organizator zawarł stosowne umowy, np. w związku z korzystaniem z usług zewnętrznych, m.in. w zakresie IT, nie będą również przekazywane do państw trzecich i organizacji międzynarodowych. Będą one przetwarzane w okresie realizacji Konferencji, a także archiwizacji dokumentacji po zakończeniu Konferencji, zgodnie z przepisami prawa i procedurami Uniwersytetu, zaś w przypadku ewentualnych roszczeń w okresach wynikających z przepisów prawa powszechnego. Osoba, której dane dotyczą ma prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, a także - w przypadkach przewidzianych przepisami prawa - ograniczenia przetwarzania danych, przenoszenia danych, ma prawo również złożyć skargę do organu nadzorczego. Dane nie będą wykorzystywane w żadnym innym celu, nie będą w oparciu o nie podejmowane jakiekolwiek decyzje w sposób zautomatyzowany, nie będą one podlegały profilowaniu.
  5. Administrator danych osobowych powołał osobę nadzorującą prawidłowość przetwarzania danych osobowych, z którą można skontaktować się pod adresem: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
  6. Część Konferencji będzie prowadzona w formie zdalnej telekonferencji (online), zatem musi Pani/Pan wiedzieć, że będziemy przetwarzać Pani/Pana wizerunek w ramach prowadzonej podczas Konferencji transmisji online za pośrednictwem platformy Zoom. Konkurs będzie rejestrowany oraz transmitowany na zewnątrz, a tym samym utrwalony i rozpowszechniany celem kontroli realizacji oraz umieszony na stronach www oraz mediach społecznościowych uczelni (Facebook, Instagram).
  7. W czasie przebiegu konkursu organizator może wykonywać Print Screen wizerunku stanowiącego jedynie szczegół całości, a nie główny motyw zdjęcia (bez zbliżeń na twarz, tj. w ten sposób, aby pokazać fakt odbycia Konferencji, a nie wizerunek poszczególnych osób w nim uczestniczących).
  8. Autorzy prac mogą wyrazić dobrowolną zgodę w formularzu rejestracyjnym na publikację następujących danych: imion i nazwisk autorów oraz opiekunów, kierunku i roku studiów, nazwy uczelni, tytułu oraz afiliacji pracy naukowej. Wraz z wyrażeniem zgody dane te mogą zostać umieszczone w książce streszczeń, na Platformie Zoom podczas trwania Konferencji, na kartach ocen dla Komisji Naukowej oraz w programie i na oficjalnych mediach Konferencji: Facebooku, Instagramie i stronie internetowej. Brak wyrażenia zgody na podanie takich danych jak: imiona i nazwiska autorów oraz opiekunów, nazwa uczelni, tytuł oraz afiliacja pracy naukowej oznacza brak możliwości umieszczenia streszczenia w książce streszczeń.

§10. Postanowienia końcowe.

  1. Komitet Organizacyjny rozstrzyga spory, które nie są regulowane niniejszym Regulaminem.
  2. Udział w XI Konferencji MedIQ stanowi akceptację niniejszego Regulaminu.
  3. Uczestnik oświadcza, iż zapoznał się z celami i sposobem przetwarzania swoich danych osobowych zawartych w niniejszym Regulaminie.
  4. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy osobiste uczestników, które mogą zostać utracone, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
  5. Uczestnicy przyjmują odpowiedzialność za zniszczenia dokonane podczas Konferencji.
  6. Uczestnik ma obowiązek stosowania się do obecnie panujących zasad sanitarno-epidemiologicznych podczas trwania konferencji.
  7. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego opublikowania na oficjalnej stronie internetowej Konferencji.